Unter Moderation von Rainer Berg findet sich eine Gruppe von Geschäftsführenden regelmäßig zusammen. Ziel ist es, blinde Flecken im Controlling zu identifizieren und die Wirtschaftlichkeit der Pflegedienste gemeinsam zu steigern.
Vor einigen Jahren haben wir, die Geschäftsführenden Marlies Phillips (Häusliche Krankenpflege Phillips GmbH), Ute und Oliver Gehrke (Häusliche Krankenpflege Gehrke-Gehrke GbR), Svetlana Schneider (Hauskrankenpflege Eventus GmbH), Achim und Antje Germar (vita:bless Ihr Pflegeteam GmbH), Cedric Macia (Medizin-mobil-Nord Cedric Macia GmbH) uns zusammengefunden, um die jeweils aktuellen Themen der Pflege zu besprechen. Steuerberater Rainer Berg hat uns den organisatorischen Rahmen gegeben, moderiert und coacht uns. In der „Coronazeit“ konnten wir uns nur eingeschränkt austauschen. Für uns war und ist es wichtig, an einem Tisch zu sitzen und diskutieren zu können. Jetzt sitzen wir wieder zusammen.
Aktuell beschäftigen wir uns mit Wirtschaftlichkeitsfragen. Bei den Diskussionen ist uns aufgefallen, dass die Beachtung weniger Stellschrauben wirtschaftlich sehr effizient sein kann. Im Detail bedarf die konsequente Umsetzung jedoch Zeit und Manpower.
Was die Auftragssituation angeht, werden wir uns auf einen veränderten Markt einstellen. In der allgemeinen Diskussion wird davon gesprochen, dass genügend Pflegebedürftige Leistungen nachfragen. Wir spüren das nur bedingt. Gerade wegen der gestiegenen Preise für Pflege wird nur gezielt und/oder wenn es gar nicht mehr zu vermeiden ist, Pflege nachgefragt. Der Leistungsanteil nach SGB XI zu SGB V verschiebt sich in die Richtung des SGB V. Das bedeutet für uns, dass wir trotz vermeintlich hoher Nachfrage, Akquise betreiben und darauf achten, bei der Aufnahme des Kunden streng auf eine wirtschaftliche Versorgung von Anfang an zu setzen.
Dies sind einige der zentralen Erkenntnisse, die im Rahmen der Treffen von den Geschäftsführungen und Rainer Berg festgehalten wurden.
„Fahrtkosten müssen unbedingt minimiert werden. Bei Neuaufträgen achte ich auch darauf, ob der Kunde in meine Touren passt. Ich arbeite immer mehr kiezbezogen.“
– Achim & Antje Germar
,,Um einen aktuellen Einblick in die wirtschaftliche Touren- und Einsatzplanung zu haben, musste eine andere EDV her. Diese nutze ich konsequent und umfassend und gewinne wichtige Erkenntnisse, so auch, ob der Kunde insgesamt kostendeckend versorgt wird.“
– Cedric Marcia
,Auch wir haben die EDV zwischenzeitlich gewechselt und haben uns diesbezüglich innerhalb unserer Gruppe Unterstützung geholt. ,,Unproduktive“ Arbeitszeiten, speziell Organisationszeiten, nehmen wir zunehmend ins Visier.“
– Ute & Oliver Gehrke
,,Zeiten für Leistungskomplexe und für den konkreten Einsatz ermittle ich nach meinen Erfahrungen – nicht nach Vorgaben. Von der lntensivpflege habe ich mich abgewandt und konzentriere mich jetzt auf allgemein Pflegebedürftige“.
– Svetlana Schneider
.,Die Bürokosten konnte ich dadurch sinnvoll minimieren, dass eine pflegefachlich qualifizierte Mitarbeiterin jetzt auch im Außendienst zeitweise eingesetzt wird. Die Anwesenheitszeiten meiner Mitarbeiter, welche in der WG arbeiten, habe ich angepasst.“
– Marlies Phillips
Und überhaupt: Wir wollen alle Möglichkeiten zur Stabilisierung der Wirtschaftlichkeit nutzen. Wir haben Berechnungen zu einzelnen Maßnahmen, die das Unternehmensergebnis beeinflussen, vorgenommen und waren schon überrascht, was da zusammenkommt. Dass ohne Einsatz der EDV ein Controlling nicht möglich ist, war uns schon klar. Das Einpflegen der richtigen Daten, wie z.B. der zu erwirtschaftende Stundenkostensatz, haben für uns eine entscheidende Bedeutung bekommen.
Weitere „Stellschrauben“ bzw. Maßnahmen haben wir uns erarbeitet, beginnend bei der Kundenaufnahme bis hin zur richtigen Abrechnung der erbrachten Leistungen. Besonders hinterfragen wird ie Organisationszeiten. Dabei steht für uns unter anderem die Frage im Raum, ob der Pflegedienst in der Tat täglich zur Tourenübernahme angefahren werden sollte.
Uns ist bewusst geworden, dass wir uns als Geschäftsführende die notwendige fachliche Leitungs- und Führungskompetenz auch betriebswirtschaftlich erarbeiten müssen. Nur dann können wir entsprechend analysieren und delegieren. Dabei müssen wir immer im Gespräch mit der mittleren Führungsebene bleiben.
Diskutiert haben wir in diesem Zusammenhang unsere Rolle als Geschäftsführung. Herausgearbeitet haben wir, dass wir nicht im operativen Geschäft eingebunden sein dürfen. Was nicht bedeutet, uns von der Basis zu sehr zu distanzieren. Mit Basis meinen wir die Kenntnis von den betriebsspezifischen Prozessen und des operativen Bereiches eines Pflegedienstes insgesamt. Wir werden im Team mit unserer mittleren Führungsebene die erarbeiteten Erkenntnisse Thema für Thema gezielt in Maßnahmen umsetzen.
Um noch dichter an die wichtigen Prozesse heranzukommen, haben wir überlegt, ob wir uns den Luxus erlauben, stichprobenartig eine Tour mitzugehen, Beratungsbesuche zu begleiten, die Touren- und Einsatzplanung gemeinsam mit dem Mitarbeiter aufzubauen. Wir sind zwar keine kleinen Unternehmen, können uns einen solchen Einsatz aber durchaus vorstellen.
Leider haben auch wir, wie die meisten Pflegedienste, keinen Controller als Mitarbeiter, der uns diese Arbeit abnimmt. So haben wir entschieden, das Controlling zur Chefsache zu machen. Hierzu werden wir uns, wie angeraten, in den nächsten Sitzungen ein Management-Informations-System (MIS) erarbeiten.
Ergänzend werden wir spezielle Berater einladen, die uns mit ihrem Fachwissen weiterbringen.
Text: Phillips, Gehrke, Schneider, Germar, Marcia.
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