Bei der Bearbeitung steht die Buchführung häufig hinten an. Eine falsche, oft folgenschwere Einschätzung. Denn Auswertungen aus der Buchführung sind ein maßgebliches Controllinginstrument zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und der Finanzen.
Vor diesem Hintergrund startet TP eine kleine Serie zum Thema „Schaltstelle Rechnungswesen“. Im Rahmen der dreiteiligen Serie wird uns die Übersicht zur Gliederung einer umfassenden Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) begleiten.
Direkt oder indirekt angesprochen werden in diesem Beitrag die Punkte 5, 9, 11.
Zum Einstieg eine Klarstellung: Im Rechnungswesen werden folgende Kernbestandteile unterschieden:
In Teil I der kleinen Serie wird der Bereich Buchführung behandelt, überleitend zu Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Im Teil II wird auf die BWA tiefergehend eingegangen, überleitend hierzu wird in Teil III die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) behandelt.
Die Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) ist bei Pflegeunternehmen wie der Tagespflege das Maß der Dinge. Nach der PBV ist verbindlich ein spezieller Kontenrahmen anzuwenden. Danach werden Betriebseinnahmen und -ausgaben zugeordnet und gebucht. Auf diese Selbstverständlichkeit muss hier nicht weiter eingegangen werden.
Richtungsweisend ist die Frage nach den „Buchungskreisen“, wenn mehrere Betriebsteile vorliegen. Hierzu muss Folgendes klar sein: Selbstständige Pflegeeinrichtungen werden unterschieden nach „Pflegediensten“ (ambulant – PD), „teilstationären Einrichtungen“ (Tagespflege – TP) und „vollstationären Einrichtungen“ (Pflegeheimen und Kurzzeitpflege – PH/KZP). Der Träger (z. B. eine GmbH, ein Verein, eine natürliche Person) kann ein Unternehmen sein. Hier ist eine organisatorische Weichenstellung erforderlich. Denn es bestehen alternativ zwei Möglichkeiten, die Buchführung aufzubauen:
a) Über einen Buchungskreis insgesamt, verbunden mit einer Kostenstellenauswertung pro Einrichtung oder
b) Über einzelne Buchungskreise pro Einrichtung.
Zur Erklärung: Buchungskreis in diesem Zusammenhang ist gleichzusetzen mit „eigenständige“ Buchführung. Hierzu folgende Überlegungen: Zunächst sieht es so aus, dass die Variante a) praktikabler, kostengünstiger (bei Inanspruchnahme externer Dienstleister) und übersichtlicher sei. Bedenken Sie, Kosten und Leistungen müssen nach der PBV strikt für jede einzelne Einrichtung getrennt werden. Dies dient auch zur Vorbereitung und Vortrag bei Pflegesatzverhandlungen und nicht zuletzt zur Analyse und Steuerung der Wirtschaftlichkeit.
Folgt man diesen Überlegungen, kommt nur Variante b) in Frage. Hierzu ein weiteres Argument: Für jede Einrichtung sollte bezogen auf den speziellen Betriebsbereich auch eine spezielle aussagefähige BWA erstellt werden. Eine Gesamtauswertung über alle Einrichtungen wird kaum möglich sein, zumindest wäre sie eher unübersichtlich.
Effekt: Wenn 2 Minuten bezogen auf die Stunde (3,33 Prozent) Leistungen zusätzlich hätten abgerechnet werden können, wäre dies ein Mehrumsatz von 20.000,00 Euro (bezogen auf den Basisumsatz von 600.000 Euro).
Es stellt sich auch eine finanztechnische Frage: Sollte es nicht so sein, dass sich eine Einrichtung finanziell selbst trägt? Die Frage beantwortet sich von selbst! Aus diesem Grunde ist zu überlegen, einrichtungsbezogen eigene selbstständige Gesellschaften (z. B. GmbH) einzusetzen. So ist die Finanzverantwortung bei jeder Einrichtung, was das unternehmerische Denken der Leitung fördert. Die Verantwortung für die Wirtschaftlichkeit und die Finanzen kann durch getrennte Träger geregelt werden.
Wer möchte, kann diese Gestaltung noch verfeinern, indem die Gesellschaften (Träger) der einzelnen Einrichtungen in einer Holding gehalten werden (dies ist nur ein Hinweis und wäre ein extra Thema).
Beachten Sie auch, dass viele Arbeitsschritte rund um die Finanzbuchhaltung digital gestrafft werden können. Die Prozesse der Buchführung überschneiden sich mit anderen Betriebsabläufen. Nachfolgend werden Arbeitsschritte im engeren Sinne rund um die Buchführung angesprochen:
Buchungsbereich Ausgangsrechnungen:
Die (digital) erstellten Rechnungen für Leistungen werden per Schnittstelle aus der Software in die Finanzbuchhaltung (Fibu) digital übergeben.
Buchungsbereich Eingangsrechnungen:
Die geprüften Rechnungen werden eingescannt, zur Zahlung freigegeben, digital abgelegt und (ggf. parallel) digital der Fibu zur Verfügung gestellt.
Buchungsbereich Banken:
Die Bankkonto-Auszüge werden (digital) in der Fibu eingelesen (eine Vereinbarung/Freigabe mit/von der Bank muss vorliegen). Die Zuordnung der Geldeingänge und Geldabgänge werden zum Teil automatisch und zum Teil manuell zugeordnet.
Buchungsbereich Lohnabrechnungen:
Alle notwendigen Informationen werden per Schnittstelle der Software „Lohnabrechnungen“ zur Verfügung gestellt.
Buchungsbereich Kasse:
Die Schwachstelle! Achten Sie auf die „Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Überwachungsbereiche OPOS (offene Posten):
Erfolgt die Bearbeitung der OPOS aus der Fibu zeitnah (weitere Anmerkungen hierzu in Teil II), kann/sollte diese für das Mahnwesen genutzt werden. Eine zusätzliche Kontrolle der Geldeingänge ist dann nicht notwendig. „Büroarbeitszeit“ wird eingespart.
Obige auszugsweise Prozessbeschreibung gilt, wenn die Buchführung „im Hause“ erledigt, aber auch wenn ein externer Dienstleister einbezogen wird. Was ist besser? Die Antwort hierauf betrifft nicht immer nur die Kosten. Insbesondere folgende Punkte (interne Lösung) sollten dabei beachtet werden:
Entwarnung: Diesen Zahlenfriedhof müssen Sie nicht durcharbeiten. Es handelt sich bei dieser Auswertung um sämtliche Buchungen, die saldenmäßig ausgewiesen werden.
Im 2. Teil der Serie geht es bald weiter mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA).
Dieser Artikel stammt von Rainer Berg, Dipl. Betriebswirt und Steuerberater. Laden Sie sich den kompletten Artikel als PDF herunter: PDF-Download