DIE KURZFRISTIGE ERFOLGSRECHNUNG im Rahmen der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) bietet einen schnellen Einblick in die wirtschaftliche Situation der Tagespflege. Dabei ist zu beachten: Die BWA ist ein Analyse- und Steuerungsinstrument. Sie ist nicht die Lösung wirtschaftlicher Probleme.
Teil I dieser Serie ging insbesondere auf die Buchführung direkt, die Prozesse hierzu sowie vorab auf die Abgrenzung von Buchungsbereichen bis hin zur Aufgliederung nach Trägern ein. In diesem Folgebeitrag nun werden ausgewählte Auswertungen (in der folgenden Aufzählung optisch hervorgehoben) aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) besprochen:
Die Auswertung nach der Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) ist eine Sache, die Aufbereitung der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) als Controllinginstrument eine andere. Letztgenannter Ansatz führt zur „Kurzfristigen Erfolgsrechnung“.
Erträge und Aufwendungen (so die Bezeichnung in der PBV) werden in Gruppen verdichtet ausgewertet und dargestellt. Dem Betrachter soll so ein schneller Überblick über die wirtschaftliche Situation verschafft werden. Dabei werden sowohl der aktuelle Monat als auch die aufgelaufenen Monate in Summe und im Durchschnitt gezeigt.
An einer beispielhaften Auswertung (siehe Tabelle „Kurzfristige Erfolgsrechnung“, S. 28) wird der Aufbau nachfolgend erklärt (dabei dienen die Wertangaben nur der Nachvollziehbarkeit der Auswertung und sind nicht unbedingt repräsentativ).
Besonderheiten wie Fahrdienst, kalkulatorische Kosten usw. werden im 3. Teil der Serie angesprochen (siehe Infokasten Seite 29):
Der DB II zeigt an, ob auf Vollkostenbasis alle Kosten über die Einnahmen refinanziert werden. In Einzelfällen kann ein Auftrag auch dann (vorübergehend) angenommen werden, wenn nur anteilig Gemeinkosten (GK) mitgetragen werden.
Der DB III zeigt, ob das kalkulierte Ziel (mit Gewinnrealisierung) erreicht wurde. Bei einer „schwarzen 0“ wäre dies der Fall. Nun ist es in der Praxis so, dass es nur in den seltensten Fällen eine Punktlandung geben wird. Insoweit bleibt es bei einer Mischkalkulation.
Zusammenfassend hierzu folgende Anmerkungen:
Eine solche Analyse wird oft umsatzbezogen aufgestellt, nach dem Motto: der Auftrag mit dem größten Umsatz ist der beste. Diese Aussage ist hiermit widerlegt. Im Gegenteil, ein hoher Umsatz mit einem Auftrag bedeutet Personalbindung und bei Wegfall des Auftrages eine Lücke in der Auslastung der Mitarbeiter. An dieser Stelle ließe sich auch fachlich tiefergehend diskutieren, worauf an dieser Stelle verzichtet wird.
Dargestellt werden sollte an dieser Stelle die wichtigste Wirtschaftlichkeitskennzahl, welche die IT liefern muss. Hieraus können/sollen sich Entscheidungen für die weitere Steuerung der Kundenbetreuung ergeben. Insbesondere die Aufträge mit einer Unterdeckung stehen im Visier der tiefgehenden Analyse und Anpassung.
Soweit zur „ersten Übersicht“ zum aktuell ausgewerteten Monat. Eine solche oder ähnlich aufgebaute Auswertung wird erfahrungsgemäß von der Führungsebene (je nach Zuständigkeit) regelmäßig gelesen. Dies ist ein absolutes Muss!
| KONTENNACHWEIS INVESTITIONSAUFWAND | MAI 2024 | JANUAR – MAI 2024 | DURCHSCHNITT |
|---|---|---|---|
| Abschreibungen | 1.875,82 | 9.379,16 | 1.875,83 |
| 7510 Abschreibungen auf Sachanlagen | 333,32 | 1.666,66 | |
| 7514 Abschreibungen auf Fahrzeuge | 1.542,50 | 7.712,50 | |
| Miete, Pacht, Leasing | 2.654,95 | 13.378,12 | 2.675,62 |
| 6980 Leasing Fahrzeuge und Fahrräder | 137,33 | 686,65 | |
| 7600 Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) | 2.475,26 | 12.376,32 | |
| 7670 Leasing Ausstattungen | 42,36 | 315,15 | |
| Instandhaltung | 840,75 | 2.455,33 | 491,07 |
| 7710 Instandhaltung von Gebäuden | 620,06 | 983,20 | |
| 7712 Instandhaltung von Betriebsausstattung | 220,69 | 1.211,06 | |
| 7714 Instandhaltung Fahrzeuge | 261,07 | ||
| Summe | 5.371,52 | 25.212,61 | 5.042,52 |
Abb. 1: Auszug aus einer Kunden-ABC-Analyse
Es folgt der Einstieg in die Analyse der komprimierten Werte.
In einer tiefergehenden Auswertung (siehe Tabelle, Seite 27) werden die verdichteten Werte zu oben weiter in einem Beispiel aufgeteilt.
In einer Entwicklungsübersicht können die vorangegangenen Auswertungsmonate in der Abfolge eingesehen und analysiert werden. Trends, sowohl bei den Erträgen als auch bei den Aufwendungen, werden deutlich und sollten hinterfragt und ausgewertet werden.
Insbesondere mit Blick auf die permanenten Veränderungen in Zusammenhang mit Tarifanpassungen hilft ein solcher Vergleich, notwendige Gegenfinanzierungsargumente insbesondere zu Vergütungsanpassungen zu finden. Natürlich muss auch nach internen Abweichungen recherchiert werden. In diesem Zusammenhang könnte auch ein Soll-Ist-Vergleich aufgebaut werden.
Eine BWA sollte zeitnah vorliegen, „richtig“ und verständlich sein:
Hinweis:
Sowohl die verantwortliche Person in der Buchhaltung als auch der Adressat der BWA sollten die Auswertung auf Plausibilität überprüfen.
| KURZFRISTIGE ERFOLGSRECHNUNG TAGESPFLEGE - PERIODE JANUAR BIS MAI 2024 | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Monat Mai | Periode 1-5/2024 | Durchschnitt | |||
| EUR | % | EUR | % | EUR | |
| Erträge SGB XI Pflege u. Betreuung | 26.944,40 | 69,8 | 139.245,36 | 68,8 | 27.849,07 |
| Erträge aus Unterkunft/Verpflegung | 6.994,68 | 18,1 | 38.087,96 | 18,8 | 7.617,59 |
| Erträge aus Berechnung IK | 4.670,62 | 12,1 | 25.170,20 | 12,4 | 5.034,04 |
| Erträge und Erlöse gesamt | 38.609,70 | 100 | 202.503,52 | 100 | 40.500,70 |
| Personalaufwand | 26.170,40 | 67,8 | 132.649,02 | 65,5 | 26.529,80 |
| Pflege und Betreuung | 20.385,87 | 52,8 | 103.786,86 | 51,3 | 20.757,37 |
| Hauswirtschaft und Haustechnik | 2.811,89 | 7,3 | 14.012,60 | 6,9 | 2.802,52 |
| Verwaltung | 2.974,64 | 7,7 | 14.849,56 | 7,3 | 2.969,91 |
| Deckungsbeitrag I | 12.439,30 | 32,2 | 69.854,50 | 34,5 | 13.970,90 |
| Sachaufwand | 12.351,73 | 32,0 | 57.488,37 | 28,4 | 11.497,67 |
| Lebensmittel/Catering | 2.764,82 | 7,2 | 11.340,36 | 5,6 | 2.268,08 |
| Deckungsbeitrag II (Betriebsergebnis) | 87,56 | 0,2 | 12.366,13 | 6,1 | 2.473,23 |
| Neutrale Aufwendungen | 259,80 | 0,7 | 1.299,00 | 0,6 | 259,80 |
| Neutrale Erträge | 242,69 | 0,6 | 2.772,71 | 1,4 | 554,54 |
| Ergebnis | 70,45 | 0,2 | 13.839,84 | 6,8 | 2.767,97 |
In der Entwicklungsübersicht können voran gegangene Auswertungsmonate eingesehen und analysiert werden.
Beispiele: Die im Januar für ein Jahr gezahlten Versicherungsbeiträge werden zu je 1/12 in die Monate gebucht, Sonderzahlungen für das Personal werden aufwandsmäßig auf das Jahr verteilt, aufgelaufene Überstunden werden in den Aufwand gebucht, Abschreibungen werden monatlich gebucht.
Auch wenn sich die verantwortliche Person in der Buchhaltung noch so viel Mühe gibt, können sich Fehler einschleichen – z. B. auf Grundlage von mangelnden Informationen einzelner Sachverhalte. Sowohl der Buchhalter/die Buchhalterin als auch der Adressat der Betriebswirtschaftlichen Auswertung sollten die BWA auf Plausibilität hin überprüfen. Hierzu nachfolgend einige Beispiele, verbunden mit Fragen:
In dieser kleinen Serie besprechen wir Auswertungen zur Wirtschaftlichkeit der TP anhand der BWA. Über die „Finanzbereiche“ ist gesondert zu sprechen. Soweit muss allerdings Klarheit herrschen: Nur über wirtschaftliche Überschüsse (Gewinne) können im Unternehmen die Finanzen gesund aufgebaut werden.
Eine BWA, die keine guten Ergebnisse zeigt, ist nicht schuld an dem wirtschaftlichen Ergebnis! Sie sagt aber die „Wahrheit“ über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Letztlich ist dies darin begründet, dass über Buchungsbelege in der FiBu alles das erfasst wird, was letztlich in konkreten Ein- und Auszahlungen erfasst wird – daher auch verständlich: Finanzbuchführung. Die „Feinsteuerung“ erfolgt über die eingesetzte „Pflege-Software“ der Tagespflege.
Übersicht zu dieser dreiteilige Artikelserie:
Hier laufen die Informationen aus der Finanzbuchführung samt BWA sowie der Kosten- und Leistungsrechnung zusammen und spiegeln die wirtschaftliche Situation der Tagespflege wider. Dazu behandelt:
Dieser Artikel stammt von Rainer Berg, Dipl. Betriebswirt und Steuerberater. Laden Sie sich den kompletten Artikel als PDF herunter: PDF-Download